InVision HR. Política de retención y destrucción de documentos de usuario
1. Política y Propósito
Esta Política representa la política de InVision HR (la “Compañía”) con respecto a la retención y destrucción de los documentos del Cliente (“Usuarios”) y otros registros, tanto en copia impresa como en medios electrónicos (colectivamente, “Documentos”). Los propósitos de la Política incluyen (a) la retención y el mantenimiento de los documentos del Usuario. No obstante lo anterior, la Compañía se reserva el derecho de revisar o revocar esta Política en cualquier momento. Consulte nuestra Política de privacidad para obtener más información sobre la forma en que la Compañía recopila, usa, divulga y trata su información personal. La Política de privacidad se incorpora en su totalidad aquí como referencia.
2. Administración
2.1 Responsabilidades del Administrador. El CTO de la Compañía será el administrador (“Administrador”) a cargo de la administración de esta Póliza. Las responsabilidades del Administrador incluirán la supervisión y coordinación de la retención y destrucción de los documentos del Usuario de conformidad con esta Política y, en particular, el Programa de retención de documentos que se incluye a continuación. El Administrador también será responsable de documentar las acciones tomadas para mantener y/o destruir los documentos de la Compañía y retener dicha documentación. El Administrador también está autorizado a revisar periódicamente esta Política y el cumplimiento de la Política con un asesor legal. El Administrador también puede designar a uno o más asistentes para ayudar en el desempeño de las responsabilidades del Administrador, sin embargo, el Administrador conservará la responsabilidad final de la administración de esta Póliza.
3. Suspensión de la Destrucción de Documentos; Cumplimiento.
La Compañía queda sujeta a la obligación de preservar (o detener la destrucción de) los documentos una vez que se haya recibido la notificación adecuada del litigio. La notificación adecuada debe hacerse por escrito y enviarse por correo con información de seguimiento disponible para verificar la entrega a la dirección que se indica a continuación. Se puede enviar una notificación adicional o información de seguimiento por correo electrónico a la siguiente dirección de correo electrónico, aunque no será efectiva hasta que se reciba una notificación por escrito.
Recursos humanos de InVision
Correo electrónico: InVisionHR.com
4. Documentos Electrónicos; Integridad del documento
Los documentos en formato electrónico se conservarán de la misma manera que los documentos impresos o en papel, de conformidad con el Programa de Conservación de Documentos. Debido al hecho de que puede cuestionarse la integridad de los documentos electrónicos, ya sea con respecto a la facilidad de alteración o eliminación, o de otro modo, el Administrador intentará establecer estándares para la integridad de los documentos, incluidas las pautas para el manejo de archivos electrónicos, procedimientos de copia de seguridad , archivo de documentos y controles periódicos de la fiabilidad del sistema; disponiéndose, que dichos estándares solo se implementarán en la medida en que sean razonablemente alcanzables considerando los recursos y otras prioridades de la Compañía.
5. Privacidad
Será responsabilidad del Administrador, después de consultar con un abogado, determinar cómo se aplicarán las leyes de privacidad a los documentos de la Compañía de y con respecto a los empleados y otros grupos; y establecer procedimientos razonables para el cumplimiento de dichas leyes de privacidad.
6. Planificación de emergencia
Los documentos se almacenarán de manera segura y accesible. Los documentos que sean necesarios para la operación continua de la Compañía en caso de una emergencia se duplicarán o respaldarán regularmente y se mantendrán en una ubicación fuera del sitio. El Administrador desarrollará procedimientos razonables para la retención de documentos en caso de una emergencia.
7. Creación y generación de documentos
El Administrador discutirá con el personal las formas en que se crean o generan los documentos. Con respecto a cada empleado o función de la Compañía, el Administrador intentará determinar si se crean documentos que puedan separarse fácilmente de otros, de modo que, cuando llegue el momento de destruir (o retener) esos documentos, puedan separarse fácilmente de la otros para disposición.
8. Calendario de retención de documentos
Tipo de documento|Período de retención
Contabilidad y Finanzas-
Cuentas por pagar
7 años
Cuentas por cobrar
7 años
Estados Financieros Anuales e Informes de Auditoría
Permanente
Estados de cuenta bancarios, conciliaciones y boletas de depósito
7 años
Cheques cancelados – rutina
7 años
Cheques cancelados: especiales, como el pago de un préstamo
Permanente
Recibos de tarjetas de crédito
3 años
Informes/documentos de gastos de empleados/negocios
7 años
Libro mayor
Permanente
Estados Financieros Intermedios
7 años
Corporativo y de Exención-
Artículos de incorporación y enmiendas
Permanente
Estatutos y Enmiendas
Permanente
Libros de actas, incluidas las actas de la junta y los comités
Permanente
Informes anuales para el Fiscal General y el Secretario de Estado
Permanente
Otras presentaciones corporativas
Permanente
Solicitud de exención del IRS (Formulario 1023 o 1024)
Permanente
Carta de determinación de exención del IRS
Permanente
Solicitud de exención estatal (si corresponde)
Permanente
Carta de determinación de exención estatal (si corresponde)
Permanente
Licencias y permisos
Permanente
Identificación del empleador (EIN) Designación
Permanente
Correspondencia y Memorandos Internos-
La correspondencia impresa y los memorandos internos relacionados con un documento en particular mencionado de otro modo en este Anexo deben conservarse durante el mismo período que el documento al que se refieren.
Correspondencia impresa y memorandos internos relacionados con asuntos de rutina sin importancia duradera
Dos años
Correspondencia y memorandos internos importantes para la Compañía o que tengan un significado duradero
Permanente
Correo Electrónico (E-mail) hacia o desde la Empresa-
El correo electrónico (e-mails) relacionado con un documento en particular tratado de otro modo en este Anexo debe conservarse durante el mismo período que el documento al que se refieren, pero se puede conservar en forma impresa con el documento al que se refieren.
Los correos electrónicos que se consideren importantes para la Compañía o de importancia duradera deben imprimirse y almacenarse en un depósito central.
Permanente
Correos electrónicos no incluidos en ninguna de las categorías anteriores
12 meses
Documentos almacenados electrónicamente-
Los documentos almacenados electrónicamente (p. ej., en pdf, texto u otro formato electrónico) que comprendan o se relacionen con un documento en particular mencionado de otro modo en este Anexo deben conservarse durante el mismo período que el documento que comprenden o con el que se relacionan, pero pueden conservarse en forma impresa (a menos que el aspecto electrónico sea importante).
Documentos almacenados electrónicamente no incluidos en ninguna de las categorías anteriores
Dos años
Empleo, Personal y Pensiones-
Termina el empleo de registros de personal
10 años después
Terminación de contratos de empleados
10 años después
Registros de jubilaciones y pensiones
Permanente
Seguro-
Pólizas de Seguro de Propiedad, D&O, Accidentes de Trabajo y Responsabilidad Civil General
Permanente
Registros de reclamos de seguros
Permanente
Legal y Contratos-
Contratos, correspondencia relacionada y otra documentación de respaldo
10 años después
Terminación correspondencia legal
Permanente
Gerencia y Miscelánea-
Plan estratégico
7 años después de la expiración
Reemplazo del plan de recuperación de desastres
7 años después
Manual de Políticas y Procedimientos
Versión actual con historial de revisión